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Bewerbungskosten sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle entstehen. Dazu gehören unter anderem Materialkosten für den Druck und Versand von Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsmappen und professionelle Bewerbungsfotos sowie Fahrtkosten für die Anreise zu Vorstellungsgesprächen mit dem Auto, der Bahn oder anderen Verkehrsmitteln. Auch Übernachtungskosten, wenn ein Vorstellungsgespräch weiter entfernt stattfindet, sowie gegebenenfalls Verpflegungskosten können dazu zählen. In manchen Fällen sind auch Kosten für Weiterbildungen oder Coachings zur Verbesserung der Bewerbungschancen relevant. Bewerbungskosten können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht oder in manchen Fällen vom potenziellen Arbeitgeber oder der Agentur für Arbeit erstattet werden.
Bewerbungskosten können je nach Art der Bewerbung und den individuellen Umständen unterschiedlich ausfallen. Typische Kostenpunkte sind:
Materialkosten:
Dazu gehören Papier, Druckertinte oder -toner, Bewerbungsmappen, Umschläge sowie professionelle Bewerbungsfotos.
Versandkosten:
Porto für den Versand von Bewerbungsunterlagen per Post oder Kurierdienst.
Fahrtkosten:
Anreisekosten zu Vorstellungsgesprächen oder Assessment-Centern, sei es mit dem eigenen Auto (Kilometerpauschale), der Bahn, dem Bus oder dem Flugzeug.
Übernachtungskosten:
Falls ein Bewerbungsgespräch weiter entfernt stattfindet und eine Übernachtung erforderlich ist.
Verpflegungskosten:
Meist nicht erstattungsfähig, aber dennoch entstehend, wenn Vorstellungsgespräche mit längeren Reisen verbunden sind.
Telefon- und Internetkosten:
Falls eine Bewerbung oder ein Vorstellungsgespräch telefonisch oder per Videoanruf geführt wird, können Kosten für Telefongespräche oder eine stabile Internetverbindung anfallen.
Gebühren für Weiterbildungen oder Zertifikate:
Falls spezielle Schulungen oder Zertifizierungen erforderlich sind, um die Bewerbungschancen zu erhöhen.
Kosten für Bewerbungsberatung oder Coaching: Investitionen in professionelle Unterstützung, wie Bewerbungstrainings oder Karriereberatung, um die Qualität der Bewerbungen zu verbessern.
Kosten für Übersetzungen und Beglaubigungen:
Falls Bewerbungsunterlagen für eine Stelle im Ausland übersetzt oder offiziell beglaubigt werden müssen.
Einige dieser Kosten können steuerlich abgesetzt oder unter bestimmten Bedingungen von der Agentur für Arbeit oder potenziellen Arbeitgebern erstattet werden.
Die Übernahme von Bewerbungskosten hängt von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich gibt es drei potenzielle Kostenträger: der Bewerber selbst, der potenzielle Arbeitgeber und die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter.
Der Bewerber selbst:
In den meisten Fällen trägt der Bewerber seine Bewerbungskosten eigenständig. Allerdings können diese als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden, wenn die Bewerbungen der Aufnahme eines neuen Arbeitsverhältnisses dienen.
Der potenzielle Arbeitgeber:
Manche Unternehmen erstatten Reise- und Übernachtungskosten für Vorstellungsgespräche, insbesondere bei höherqualifizierten Positionen. Allerdings besteht darauf kein genereller Anspruch, es sei denn, der Arbeitgeber lädt ausdrücklich ein, ohne vorher klarzustellen, dass keine Kosten übernommen werden. In diesem Fall kann eine Erstattung gemäß § 670 BGB geltend gemacht werden.
Die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter:
Arbeitslose oder von Arbeitslosigkeit bedrohte Personen können bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter eine Erstattung der Bewerbungskosten beantragen. Die Höhe der Förderung variiert und ist oft gedeckelt, zum Beispiel auf eine Pauschale pro schriftlicher Bewerbung oder eine maximale Gesamtförderung pro Jahr. Die Kostenübernahme muss vorab beantragt und genehmigt werden. Dazu zählen unter anderem Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen, Materialkosten und eventuell sogar Kosten für Bewerbungsfotos oder Coachings.
Es lohnt sich also, im Voraus zu prüfen, ob eine Erstattung möglich ist, und gegebenenfalls die entsprechenden Anträge zu stellen.
Für eine kostenlose Ersteinschätzung Ihres Falls erreichen Sie uns am besten telefonisch ab 030 31 568 110.
Alternativ erreichen Sie uns über unser Kontaktformular oder per E-Mail unter kanzlei@ra-croset.de
Damit ein Arbeitgeber die Bewerbungskosten übernimmt, kann man strategisch vorgehen und bereits frühzeitig das Gespräch suchen. Hier sind einige Tipps, um die Chancen auf eine Kostenübernahme zu erhöhen:
Vor dem Vorstellungsgespräch nachfragen:
Direkt beim Unternehmen höflich anfragen, ob eine Erstattung von Fahrt- oder Übernachtungskosten möglich ist. Oft gibt es bereits interne Regelungen dazu.
Einladung genau prüfen:
Wenn der Arbeitgeber ausdrücklich zu einem Vorstellungsgespräch einlädt, ohne auf eine Kostenregelung hinzuweisen, kann eine Erstattung gemäß § 670 BGB (Ersatz von Aufwendungen) gefordert werden. Hier hilft es, dies sachlich anzusprechen.
Kostenvoranschlag vorlegen:
Statt einfach nach Kostenübernahme zu fragen, kann es hilfreich sein, eine grobe Übersicht über die erwarteten Kosten (z. B. Bahnticket, Hotelübernachtung) vorzulegen. Das zeigt Transparenz und erleichtert dem Unternehmen eine Entscheidung.
Günstige Reisemöglichkeiten nutzen:
Falls der Arbeitgeber Erstattung anbietet, sollte man darauf achten, möglichst günstige Verkehrsmittel zu wählen, um die Chancen auf Kostenübernahme zu erhöhen.
Kostenerstattung schriftlich bestätigen lassen:
Falls eine mündliche Zusage erfolgt, sollte man sich diese per E-Mail bestätigen lassen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Alternative Optionen anbieten:
Wenn das Unternehmen sich zurückhaltend zeigt, kann man vorschlagen, das Gespräch zunächst digital per Videocall zu führen. Das zeigt Flexibilität und kann später ein persönliches Treffen erleichtern.
Rückerstattung in Ausnahmefällen verhandeln:
Besonders bei hochqualifizierten Positionen oder spezialisierten Fachkräften sind Arbeitgeber eher bereit, die Kosten zu tragen. Falls nicht, kann es sich lohnen, in einem späteren Vertragsgespräch noch einmal nachzufragen, ob eine Rückerstattung als Teil des Gehaltsverhandlungsprozesses möglich ist.
Mit einer offenen, professionellen Kommunikation und der richtigen Strategie kann man die Chancen auf eine Bewerbungskostenübernahme deutlich verbessern.
Ein Arbeitgeber lädt einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein. Eine Kostenübernahme war nicht mit dem Bewerber vereinbart. Während der Vorstellung kommt es auch zu einer 3-stündige „Probearbeit“ in der eine kurze Planung einer Media-Kampagne skizziert werden soll. Nach dem Vorstellungsgespräch schickte der Bewerber dem Arbeitgeber eine Rechnung seiner Bewerbungskosten inklusive einer Gebühr für die erstellte skizzierte Media-Kampagne.
In diesem Fall sind zwei Aspekte zu betrachten: die Erstattung der Bewerbungskosten und die Vergütung für die erbrachte Probearbeit.
1. Bewerbungskosten: Erstattungspflicht des Arbeitgebers?
Grundsätzlich gilt: Wenn ein Arbeitgeber einen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einlädt und keine Kostenübernahme ausgeschlossen wurde, kann der Bewerber die Erstattung seiner Bewerbungskosten verlangen. Dazu gehören insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten und gegebenenfalls Verpflegungskosten in angemessenem Rahmen. Falls der Arbeitgeber jedoch im Vorfeld klar kommuniziert hat, dass keine Kosten übernommen werden, besteht kein Anspruch auf Erstattung.
2. Probearbeit: Anspruch auf Vergütung?
Die entscheidende Frage ist, ob die dreistündige Probearbeit als „Eignungstest“ oder als tatsächliche Arbeitsleistung zu werten ist:
Unbezahlte Probearbeit zulässig?
Eine kurze Probearbeit zur Beurteilung der Eignung ist in der Regel unbezahlt zulässig, wenn sie sich auf einfache Tätigkeiten oder Tests beschränkt, die keine wirtschaftlich verwertbare Leistung darstellen.
Beispiel: Ein Koch muss in der Probearbeit ein Gericht zubereiten oder ein Texter soll eine kleine Schreibprobe anfertigen.
Vergütungspflicht bei wirtschaftlichem Nutzen
Falls die Media-Kampagne, die der Bewerber erarbeitet hat, für das Unternehmen wirtschaftlich verwertbar ist (z. B. in einem Kundenprojekt verwendet oder weiterentwickelt wird), spricht viel dafür, dass es sich um eine reguläre Arbeitsleistung handelt, die entlohnt werden muss.
Abgrenzung zu kostenlosen Arbeitsproben
Entscheidend ist hier der Umfang und die Tiefe der erbrachten Leistung. Eine dreistündige strategische Planung für eine Media-Kampagne geht über eine bloße Eignungsprüfung hinaus, sodass der Bewerber argumentieren kann, dass es sich um eine regulär zu vergütende Leistung handelt.
Fazit: Wer muss zahlen?
Bewerbungskosten: Falls keine vorherige Absage zur Erstattung vorlag, hat der Bewerber gute Chancen, die Reisekosten erstattet zu bekommen.
Probearbeit: Falls die skizzierte Kampagne wirtschaftlich verwertet werden kann, könnte ein Anspruch auf Vergütung bestehen. Falls der Arbeitgeber nicht zahlt, könnte der Bewerber diesen Anspruch einklagen, was aber mit Beweislast verbunden wäre.
In der Praxis wäre es sinnvoll, sich solche Dinge vor einer Probearbeit schriftlich bestätigen zu lassen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Sollten Sie hier Probleme als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer haben, so können Sie gerne mit uns in Kontakt treten. Wir prüfen Ansprüche oder wehren diese ab.
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Ja, es gibt eine Pauschale für Bewerbungskosten, die steuerlich geltend gemacht werden kann. Bewerbungskosten zählen zu den Werbungskosten und können in der Einkommensteuererklärung in der Anlage N angegeben werden. Das Finanzamt akzeptiert in der Regel eine Pauschale, ohne dass Belege eingereicht werden müssen. Diese liegt meist bei 2,50 € pro Online-Bewerbung und 8,50 € pro schriftlicher Bewerbung (Stand 2024). Falls die tatsächlichen Kosten höher sind, können Bewerber diese auch einzeln nachweisen, indem sie alle Belege und Quittungen sammeln. Zu den absetzbaren Kosten gehören unter anderem Druck- und Versandkosten, Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen, professionelle Bewerbungsfotos sowie gegebenenfalls Kosten für Bewerbungsberatungen oder Coachings.
Neben den offensichtlichen Bewerbungskosten wie Druck, Porto und Fahrtkosten gibt es einige versteckte Ausgaben, die oft übersehen werden. Dazu gehören beispielsweise Kosten für eine professionelle Optimierung der Bewerbungsunterlagen oder ein Bewerbungstraining, um die eigenen Chancen zu verbessern. Auch Gebühren für die Übersetzung und Beglaubigung von Zeugnissen oder Dokumenten können anfallen, insbesondere bei Bewerbungen im Ausland.
Nicht zu unterschätzen sind zudem indirekte Kosten, etwa für passende Kleidung für das Vorstellungsgespräch oder Software-Abonnements, wenn spezielle Programme für digitale Bewerbungen oder Online-Assessments benötigt werden. Wer sich auf eine Stelle mit spezifischen Anforderungen bewirbt, könnte zudem Geld für Zertifikate oder Weiterbildungen investieren, um die Qualifikation zu untermauern. Auch Kosten für berufliche Netzwerkveranstaltungen oder Mitgliedschaften in berufsbezogenen Organisationen können im Rahmen der Bewerbung eine Rolle spielen. In manchen Fällen kommen sogar Internet- oder Telefonkosten hinzu, insbesondere wenn viele Videointerviews geführt werden oder umfangreiche Online-Bewerbungsportale genutzt werden müssen.
Ja, Bewerbungskosten können auch ohne Belege geltend gemacht werden, allerdings mit gewissen Einschränkungen. Das Finanzamt erkennt in der Regel eine Pauschale für Bewerbungen an, die ohne Nachweise angesetzt werden kann, solange sie in einem angemessenen Rahmen bleibt.
Wer höhere Kosten abrechnen möchte, sollte nach Möglichkeit Belege aufbewahren, da das Finanzamt im Einzelfall Nachweise verlangen kann. Falls einzelne Belege fehlen, kann man die Kosten schätzen und anhand einer Liste mit den versendeten Bewerbungen, den gefahrenen Strecken oder den üblichen Materialkosten begründen. Besonders bei Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen kann eine Kilometerpauschale angesetzt werden, ohne dass ein Beleg erforderlich ist.
Wichtig ist, dass die angegebenen Kosten realistisch und nachvollziehbar bleiben, um eventuelle Rückfragen vom Finanzamt zu vermeiden.
Wenn ein Arbeitgeber trotz Zusage die Erstattung der Bewerbungskosten verweigert, gibt es mehrere Möglichkeiten, die Zahlung einzufordern. Der erste Schritt sollte eine schriftliche Erinnerung per E-Mail oder Brief sein, in der man höflich, aber bestimmt auf die zugesagte Kostenübernahme hinweist und eine Frist zur Zahlung setzt. Falls darauf keine Reaktion erfolgt, kann eine förmliche Mahnung mit Fristsetzung verschickt werden.
Bleibt die Zahlung weiterhin aus, kann man sich an eine Rechtsberatung wenden, zum Beispiel bei einer Gewerkschaft oder der Verbraucherzentrale. Auch eine Anfrage bei der Agentur für Arbeit oder der Industrie- und Handelskammer kann hilfreich sein, um rechtliche Möglichkeiten zu prüfen.
Falls der Betrag hoch genug ist oder es um eine prinzipielle Angelegenheit geht, kann ein Anwalt für Arbeitsrecht eingeschaltet werden. In vielen Fällen reicht bereits ein anwaltliches Schreiben, um den Arbeitgeber zur Zahlung zu bewegen. Als letzte Möglichkeit bleibt der gerichtliche Mahnbescheid, mit dem die Forderung offiziell durchgesetzt werden kann.
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