Abmahnung schreiben
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Die Ausführungen auf dieser Seite sollen Sie bei möglichen Abmahnungen unterstützen. Individuelle Sicherheit erhalten Sie nur mit einer detaillierten Rechtsberatung.
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Wie schreibe ich als Arbeitgeber eine Abmahnung?
Beim Schreiben einer Abmahnung als Arbeitgeber gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, um sicherzustellen, dass die Abmahnung rechtlich wirksam ist und den Anforderungen des Arbeitsrechts entspricht. Hier sind die wichtigsten Aspekte:
Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens:
Eine Abmahnung muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers genau beschreiben. Es sollte klar dargelegt werden, welche Handlungen oder Unterlassungen zu der Abmahnung geführt haben. Die Beschreibung muss so konkret sein, dass der Arbeitnehmer genau versteht, welches Verhalten beanstandet wird.
Zeitpunkt des Fehlverhaltens:
Wann das beanstandete Verhalten stattgefunden hat, sollte ebenfalls präzise angegeben werden. Daten und Uhrzeiten sind, wenn möglich, zu nennen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Hinweis auf die Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten:
Die Abmahnung sollte klarstellen, gegen welche vertraglichen Pflichten verstoßen wurde. Dies hilft dem Arbeitnehmer zu verstehen, welcher Teil des Arbeitsvertrags oder welche betrieblichen Regelungen nicht eingehalten wurden.
Aufforderung zur Verhaltensänderung:
Die Abmahnung muss eine klare Aufforderung an den Arbeitnehmer enthalten, das beanstandete Verhalten zukünftig zu unterlassen. Es sollte deutlich gemacht werden, welche Verhaltensweise erwartet wird.
Androhung von Konsequenzen bei Wiederholung:
Die Abmahnung sollte darauf hinweisen, welche Konsequenzen drohen, wenn sich das beanstandete Verhalten wiederholt. Dies kann bis zur Kündigung reichen.
Formale Anforderungen:
Die Abmahnung sollte schriftlich erfolgen und vom Arbeitgeber oder einer befugten Person unterzeichnet werden. Eine mündliche Abmahnung erfüllt nicht die formalen Anforderungen.
Übergabe und Dokumentation:
Es ist wichtig, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer ordnungsgemäß zugestellt wird. Die Übergabe sollte dokumentiert werden, idealerweise durch ein Übergabeprotokoll oder zumindest durch Zeugen. Wenn die Übergabe persönlich nicht möglich ist, kann die Zustellung auch per Einschreiben erfolgen.
Fristen beachten:
Insbesondere wenn es um die Verletzung bestimmter Pflichten geht, die einer Fristsetzung bedürfen (zum Beispiel bei Leistungsmängeln), sollte dem Arbeitnehmer eine angemessene Frist zur Verbesserung seines Verhaltens eingeräumt werden.
Eine rechtlich wirksame Abmahnung ist ein wichtiger Schritt im Rahmen des arbeitsrechtlichen Vorgehens gegen Fehlverhalten von Arbeitnehmern. Sie dient nicht nur als Warnung, sondern auch als rechtliche Grundlage für mögliche weitere Schritte, sollte sich das Verhalten des Arbeitnehmers nicht ändern. Es ist daher ratsam, bei der Erstellung einer Abmahnung sorgfältig vorzugehen und im Zweifelsfall rechtlichen Rat bei uns einzuholen.
Wir helfen gerne!
Rechtsgrundlage für eine Abmahnung
Die arbeitsrechtliche Basis für die Erteilung einer Abmahnung findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) unter § 314 Absatz 2. Dieser Paragraf behandelt vorrangig die Kündigungsregelungen und definiert die Abmahnung als notwendige Vorbedingung für die Wirksamkeit einer verhaltensbedingten Kündigung. Dort wird festgehalten:
„Liegt der wichtige Grund in der Nichterfüllung einer vertraglichen Pflicht, so ist eine Kündigung erst dann zulässig, wenn zuvor eine angemessene Frist zur Behebung des Problems gesetzt wurde oder eine Abmahnung erfolglos geblieben ist.“ (§ 314 Abs. 2 BGB)
Dies bedeutet, dass vor der verhaltensbedingten Kündigung eines Angestellten stets eine Abmahnung ausgesprochen werden muss, um dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sein Verhalten zu ändern. Eine Ausnahme von dieser Regel bildet lediglich das Vorliegen schwerwiegender Verstöße, wie etwa gewalttätige Handlungen gegen die Betriebsordnung, bei denen eine sofortige Kündigung gerechtfertigt sein kann.
Abmahnung vs. Ermahnung. Gibt es einen Unterschied?
Ja, es gibt einen wesentlichen Unterschied zwischen einer Abmahnung und einer Ermahnung, der vor allem in ihrer rechtlichen Bedeutung und ihren Konsequenzen liegt.
Ermahnung:
Eine Ermahnung ist in der Regel ein formloser und informeller Hinweis oder eine Zurechtweisung durch den Arbeitgeber.
Sie dient dazu, den Arbeitnehmer auf ein unerwünschtes Verhalten oder Leistungsdefizite aufmerksam zu machen und eine Verhaltens- oder Leistungsänderung anzumahnen.
Die Ermahnung hat keine direkten rechtlichen Folgen und wird meistens nicht in der Personalakte vermerkt. Sie gilt nicht als Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung.
Abmahnung:
Eine Abmahnung ist ein formeller rechtlicher Schritt, der das Fehlverhalten oder die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers konkret benennt und dokumentiert.
Mit einer Abmahnung wird der Arbeitnehmer nicht nur auf sein Fehlverhalten hingewiesen, sondern es werden ihm auch die Konsequenzen bei Nichtänderung des Verhaltens, bis hin zur Kündigung, aufgezeigt.
Die Abmahnung wird in der Regel in der Personalakte des Arbeitnehmers vermerkt und kann als Grundlage für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung dienen, sollte sich das beanstandete Verhalten wiederholen.
Im Gegensatz zur Ermahnung hat eine Abmahnung also unmittelbare rechtliche Relevanz und folgt bestimmten formellen Anforderungen.
Wann ist eine Abmahnung ungültig?
Eine Abmahnung kann aus verschiedenen Gründen ungültig sein. Einige der wichtigsten Gründe, die die Ungültigkeit einer Abmahnung begründen können, sind:
Unzureichende Konkretisierung:
Wenn die Abmahnung das Fehlverhalten nicht genau und detailliert beschreibt, sodass für den Arbeitnehmer nicht klar erkennbar ist, welches Verhalten genau beanstandet wird.
Fehlende Rechtsgrundlage:
Eine Abmahnung ist ungültig, wenn sie auf einer falschen oder nicht existenten Rechtsgrundlage beruht. Das bedeutet, das beanstandete Verhalten muss tatsächlich eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten darstellen.
Fehlender Bezug zum Arbeitsverhältnis:
Wenn das in der Abmahnung beschriebene Verhalten keinen Bezug zur arbeitsvertraglichen Leistung oder zum Arbeitsumfeld hat, kann dies die Gültigkeit der Abmahnung beeinträchtigen.
Verstoß gegen das Verhältnismäßigkeitsprinzip:
Eine Abmahnung kann als ungültig angesehen werden, wenn sie in Anbetracht des Fehlverhaltens unverhältnismäßig erscheint, z.B. wenn eine einmalige geringfügige Verfehlung mit einer Abmahnung geahndet wird.
Persönliche Angriffe oder beleidigender Inhalt:
Eine Abmahnung muss sachlich formuliert sein. Enthält sie persönliche Angriffe, beleidigende Äußerungen oder diskriminierende Inhalte, kann sie ungültig sein.
Formfehler:
Die Abmahnung muss schriftlich erfolgen und vom Arbeitgeber oder einem dazu befugten Vertreter unterzeichnet sein. Mündliche Abmahnungen oder solche, die formale Fehler aufweisen (z.B. fehlende Unterschrift), sind nicht gültig.
Verjährung:
Wenn die Abmahnung ein Verhalten betrifft, das so lange zurückliegt, dass es unter Berücksichtigung aller Umstände nicht mehr als relevant für das Arbeitsverhältnis angesehen werden kann, kann dies die Gültigkeit beeinträchtigen.
Vorherige Kenntnis und Duldung des Verhaltens durch den Arbeitgeber:
Wenn der Arbeitgeber das beanstandete Verhalten über einen längeren Zeitraum gekannt und geduldet hat, kann eine daraufhin ausgesprochene Abmahnung als ungültig betrachtet werden.
Falls eine Abmahnung einen oder mehrere dieser Mängel aufweist, kann der Arbeitnehmer Widerspruch einlegen oder die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, rechtlichen Rat einzuholen, um die Situation korrekt zu bewerten und zu handeln.
Nach wie vielen Abmahnung kann gekündigt werden?
In Deutschland gibt es keine festgelegte Anzahl von Abmahnungen, die einer Kündigung vorangehen müssen. Eine Abmahnung kann ausreichen, besonders bei schweren Verstößen. Bei wiederholtem oder weniger schwerem Fehlverhalten könnten mehrere Abmahnungen nötig sein. Die Entscheidung hängt vom Einzelfall ab. Bei schweren Vertrauensbrüchen oder Straftaten ist eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung möglich. Für konkrete Fälle ist es empfehlenswert, rechtlichen Rat einzuholen.
Gängige Gründe für Abmahnungen
- Konsum von Alkohol während der Arbeitszeit, außer bei Vorliegen einer Alkoholabhängigkeit, die als medizinische Erkrankung gesondert behandelt werden muss
- Physische Übergriffe auf Kollegen oder Führungskräfte
- Handlungen, die als sexuelle Belästigung eingestuft werden können
- Missachtung von Arbeitsanweisungen oder die Weigerung, zugewiesene Aufgaben zu erfüllen
- Verbalangriffe gegenüber Führungspersonal
- Nichtbefolgung vorgegebener Kleidungsrichtlinien, wie zum Beispiel das Tragen spezieller Schutzkleidung
- Mangelnde Körperpflege
- Absichtliche Zerstörung von Eigentum des Unternehmens
- Missachtung der Vertraulichkeitspflicht
- Unterdurchschnittliche Arbeitsleistung
- Häufiges und auffälliges Verspäten
- Manipulation
Eine richtige Abmahnung schreiben (Vorlage/Muster)
(Firmenbriefkopf)
An Frau / Herrn ……….. (Anschrift)
Betreff: Abmahnung
Guten Tag Frau …….. / Guten Tag Herr ……..,
wir müssen Sie leider aufgrund eines bestimmten Verhaltens auf die Wichtigkeit der Einhaltung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten aufmerksam machen. Leider sehen wir uns gezwungen, Ihnen aufgrund des nachstehenden Vorfalls eine Abmahnung auszusprechen:
(Hier bitte den Vorfall genau beschreiben, inklusive Datum, Uhrzeit und Ort.)
Ihr Verhalten verstößt gegen die im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten. Wir appellieren an Sie, sich zukünftig vertragstreu zu verhalten und möchten betonen, dass wir ein solches Verhalten nicht tolerieren können.
Bei einer Wiederholung dieses oder eines ähnlichen Verstoßes müssen Sie mit weiterführenden arbeitsrechtlichen Maßnahmen rechnen, die im äußersten Fall auch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einschließen können.
Wir werden eine Kopie dieser Abmahnung zu Ihrer Personalakte hinzufügen. Sollte kein Betriebsrat vorhanden sein, entfällt der Hinweis auf die Weiterleitung an diesen.
Mit besten Grüßen
(Unterschrift des Arbeitgebers)
(Ort, Datum)
Ich bestätige hiermit, die Abmahnung am … erhalten und zur Kenntnis genommen zu haben.
(Unterschrift des Arbeitnehmers)
(Ort, Datum)
Bitte beachten Sie, dass unsere Ausführungen zum Thema »Abmahnung schreiben« eine umfassende Rechtsberatung nicht ersetzen können und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Wenn Sie weitere Fragen haben oder eine ausführliche Beratung wünschen, nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Pascal Croset
Fachanwalt Arbeitsrecht
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Dorit Jäger
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