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Die Folgebescheinigung ist ein fester Bestandteil des Arbeitsunfähigkeitsverfahrens und spielt im Arbeitsrecht eine wichtige Rolle. Sie sichert den Nachweis darüber, dass eine bestehende Krankheit weiterhin anhält und der Arbeitnehmer weiterhin arbeitsunfähig ist. Damit ist sie Voraussetzung für die lückenlose Fortzahlung des Entgelts oder den Anspruch auf Krankengeld.
Wird die Folgebescheinigung zu spät oder gar nicht ausgestellt, kann das rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.
Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sollten daher genau wissen, worauf es bei der Ausstellung und Vorlage ankommt.
Die rechtliche Bedeutung der Folgebescheinigung im Arbeitsverhältnis ist nicht zu unterschätzen, da sie unmittelbar mit dem Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz – EFZG) verknüpft ist. Grundsätzlich gilt: Ist ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, hat er Anspruch auf bis zu sechs Wochen Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Voraussetzung ist jedoch, dass die Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß nachgewiesen wird – und genau hier kommt die Folgebescheinigung ins Spiel.
Sobald die erste Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Erstbescheinigung) abläuft, muss der Arbeitnehmer für eine fortbestehende Erkrankung rechtzeitig eine Folgebescheinigung vorlegen. Diese muss ohne zeitliche Lücke an die Erstbescheinigung anschließen, also spätestens am Werktag nach deren Ablauf datiert sein. Gibt es eine Lücke – etwa weil der Arztbesuch zu spät erfolgt oder das Attest rückwirkend ausgestellt wurde –, kann dies dazu führen, dass der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung rechtlich verweigern darf. Auch für die Krankenkasse, die ggf. Krankengeld zahlt, ist eine lückenlose Krankschreibung entscheidend.
Besonders in Zeiten der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist vielen Beschäftigten nicht bewusst, dass ihre Pflicht zur rechtzeitigen Krankmeldung weiterhin besteht – auch wenn die Übermittlung der Bescheinigung inzwischen digital erfolgt. Für Arbeitgeber bedeutet das: Sie dürfen sich auf die eAU verlassen, sollten aber darauf achten, dass sie rechtzeitig abgerufen wird und lückenlos vorliegt. Andernfalls besteht das Risiko, rechtswidrige Lohnfortzahlungen zu leisten oder in einen arbeitsrechtlichen Konflikt zu geraten.
Aus arbeitsrechtlicher Sicht sichert die Folgebescheinigung somit sowohl die Ansprüche des Arbeitnehmers als auch die Handlungssicherheit des Arbeitgebers ab. Fehlt sie oder ist sie fehlerhaft ausgestellt, kann das nicht nur finanzielle Auswirkungen haben, sondern auch zu einer Abmahnung oder im Wiederholungsfall sogar zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.
Die Form und Frist der Vorlage einer Folgebescheinigung sind entscheidend für den lückenlosen Nachweis der Arbeitsunfähigkeit – und somit für den Anspruch auf Entgeltfortzahlung oder Krankengeld. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) haben sich zwar die formalen Abläufe verändert, die rechtlichen Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bleiben jedoch weitgehend bestehen – und erfordern nach wie vor ein gutes Verständnis beider Seiten.
Zur Form:
Seit 1. Januar 2023 sind gesetzlich versicherte Arbeitnehmer grundsätzlich nicht mehr verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen. Stattdessen übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber wiederum ruft diese Informationen bei der Krankenkasse ab. Allerdings betrifft dieses Verfahren nur gesetzlich Versicherte – privat versicherte Arbeitnehmer müssen ihre Bescheinigung weiterhin selbst einreichen. Auch bei technischen Störungen oder bei bestimmten Sonderfällen (z. B. im Ausland) kann weiterhin ein Papiernachweis erforderlich sein. Wichtig: Die Pflicht zur Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit – also die sofortige Information an den Arbeitgeber über die Erkrankung und deren voraussichtliche Dauer – bleibt in jedem Fall bestehen, unabhängig vom Übertragungsweg der Bescheinigung.
Zur Frist:
Die Folgebescheinigung muss spätestens am nächsten Werktag nach Ablauf der vorhergehenden Krankschreibung ausgestellt sein. Nur wenn diese Frist eingehalten wird, ist der Nachweis der lückenlosen Arbeitsunfähigkeit rechtlich wirksam. Ein Beispiel: Läuft die Erstbescheinigung bis einschließlich Freitag, muss die Folgebescheinigung spätestens am Samstag (sofern Werktag) oder – wenn Samstag kein Werktag ist – am darauffolgenden Montag ausgestellt werden. Wird sie später ausgestellt, entsteht eine Lücke im Nachweis, die den Anspruch auf Lohnfortzahlung gefährden kann.
Arbeitnehmer sollten daher rechtzeitig einen neuen Arzttermin vereinbaren, idealerweise noch bevor die erste Bescheinigung abläuft. Rückwirkende Krankschreibungen sind zwar im Ausnahmefall möglich, aber arbeitsrechtlich problematisch und häufig nicht anerkannt. Arbeitgeber wiederum sollten darauf achten, die eAU-Daten frühzeitig und regelmäßig abzurufen, um Verzögerungen oder Missverständnisse zu vermeiden.
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Im Zusammenhang mit der Folgebescheinigung kommt es in der Praxis immer wieder zu Fehlern – sei es aus Unwissenheit, Nachlässigkeit oder durch organisatorische Missverständnisse. Diese scheinbar kleinen Versäumnisse können jedoch gravierende arbeitsrechtliche und finanzielle Konsequenzen haben, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Im Folgenden werden die häufigsten Fehler und deren mögliche Folgen ausführlich erläutert.
1. Verspätete Ausstellung der Folgebescheinigung
Der wohl häufigste Fehler besteht darin, dass Arbeitnehmer sich zu spät um eine Folgebescheinigung kümmern. Häufig geschieht dies am Wochenende oder rund um Feiertage: Läuft die Erstbescheinigung zum Beispiel an einem Freitag aus, wird der Arztbesuch auf den darauffolgenden Montag verschoben – das ist jedoch zu spät, wenn der Samstag ein regulärer Werktag ist. Die Folge: Die Krankschreibung gilt als unterbrochen, es entsteht eine Lücke, die den Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber rechtlich entfallen lässt. Auch die Krankenkasse kann bei einer Unterbrechung die Zahlung von Krankengeld verweigern, sofern keine plausible und ärztlich nachvollziehbare Begründung vorliegt.
2. Rückwirkende Krankschreibung ohne triftigen Grund
Ein weiterer häufiger Fehler ist die Annahme, eine Krankschreibung könne ohne Weiteres rückwirkend ausgestellt werden. Zwar dürfen Ärztinnen und Ärzte in medizinisch begründeten Ausnahmefällen rückwirkend für bis zu drei Tage krankschreiben (§ 5 Abs. 3 EntgFG), jedoch muss hierfür eine überzeugende ärztliche Einschätzung vorliegen. Ein bloßes Nichterscheinen beim Arzt oder der Versuch, die Formalitäten nachträglich zu regeln, genügt in der Regel nicht. Arbeitgeber sind rechtlich nicht verpflichtet, eine rückwirkende Krankschreibung zu akzeptieren – insbesondere wenn sie nicht nachvollziehbar oder nicht lückenlos ist.
3. Fehlende oder verspätete Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit
Auch wenn die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten heute größtenteils digital über die Krankenkassen erfolgt, bleibt die Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitnehmer bestehen. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss sofort – idealerweise noch am ersten Krankheitstag – über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informiert werden. Erfolgt diese Mitteilung verspätet, kann dies als Pflichtverletzung gewertet werden und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, etwa eine Abmahnung oder im Wiederholungsfall sogar eine verhaltensbedingte Kündigung.
4. Unvollständige Dokumentation beim Arbeitgeber
Auf Seiten der Arbeitgeber besteht der häufige Fehler darin, sich ausschließlich auf die elektronische Übermittlung durch die Krankenkassen zu verlassen, ohne regelmäßig und systematisch die eAU-Daten abzurufen. Gerade bei Folgebescheinigungen ist es wichtig, darauf zu achten, dass keine Lücken entstehen und alle Zeiträume sauber abgedeckt sind. Werden diese Fristen nicht kontrolliert, kann es zu fehlerhaften Entgeltfortzahlungen kommen oder zu Missverständnissen, die im Zweifel zu einem unnötigen arbeitsrechtlichen Streit führen.
5. Fehlinterpretation der Lücken in der Arbeitsunfähigkeit
Manchmal wird eine kurze Lücke von wenigen Tagen als „harmlos“ eingestuft – etwa bei einer Verzögerung durch Wartezeiten auf einen Arzttermin. Doch aus juristischer Sicht gelten bereits Unterbrechungen von nur einem Tag als kritisch. Sie führen dazu, dass es sich nicht mehr um eine durchgehende Erkrankung handelt. Das kann nicht nur den Lohnfortzahlungsanspruch unterbrechen, sondern auch eine neue sechswöchige Entgeltfortzahlungsfrist auslösen – mit der Folge, dass der Arbeitgeber bei wiederholter Erkrankung des Arbeitnehmers erneut in die Zahlungspflicht kommt, obwohl er eigentlich schon für sechs Wochen gezahlt hat.
Aus arbeitsrechtlicher Perspektive ist der richtige Umgang mit Folgebescheinigungen ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden und konfliktfreien Krankheitsmanagements im Unternehmen. Denn auch wenn es sich bei der Folgebescheinigung auf den ersten Blick nur um eine Formalität handelt, ist sie in der Praxis häufig Auslöser von Missverständnissen, Zahlungsstreitigkeiten oder sogar arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Umso wichtiger ist es, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die gesetzlichen Pflichten und Rechte genau kennen – und rechtssicher damit umgehen.
Für Arbeitnehmer gilt:
Wer arbeitsunfähig ist und länger erkrankt bleibt, sollte frühzeitig handeln. Die wichtigste Empfehlung lautet: rechtzeitig einen Folgetermin beim Arzt vereinbaren – möglichst bevor die vorherige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung endet. Denn nur so lässt sich eine lückenlose Krankschreibung sicherstellen, was die Grundlage für den Erhalt der Entgeltfortzahlung ist. Gerade rund um Wochenenden, Feiertage oder Urlaub des behandelnden Arztes ist hier erhöhte Aufmerksamkeit gefragt. Außerdem sollten Mitarbeitende ihren Arbeitgeber stets unverzüglich über die Fortdauer der Arbeitsunfähigkeit informieren – unabhängig davon, ob die ärztliche Übermittlung der Daten digital erfolgt. Diese Mitteilungspflicht bleibt auch im Zeitalter der eAU bestehen und ist eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht.
Für Arbeitgeber lautet die zentrale Empfehlung:
Interne Prozesse sollten so gestaltet sein, dass Arbeitsunfähigkeitsdaten regelmäßig über die eAU-Schnittstelle abgerufen und geprüft werden. Der Einsatz eines digitalen Tools oder klar definierter Verantwortlichkeiten (z. B. im HR-Team) hilft dabei, keine Fristen zu übersehen und mögliche Lücken im Krankheitsverlauf frühzeitig zu erkennen. Arbeitgeber sollten zudem klare, verständliche Regelungen zur Krankmeldung im Unternehmen etablieren – idealerweise in Form einer internen Arbeitsunfähigkeitsrichtlinie oder eines Leitfadens, der den Mitarbeitenden zur Verfügung steht. Dort kann festgehalten werden, wie und bis wann eine Krankmeldung erfolgen muss, welche Informationen erwartet werden und wie mit der eAU umgegangen wird. Das schafft Transparenz und reduziert Konflikte.
Zudem empfiehlt es sich für beide Seiten, bei Unsicherheiten rechtzeitig fachlichen Rat einzuholen – sei es bei wiederholten Erkrankungen, bei unklarer Rechtslage oder wenn bereits Uneinigkeit über die Gültigkeit einer Folgebescheinigung besteht. Als Kanzlei für Arbeitsrecht raten wir dringend davon ab, vermeintlich kleine Formfehler auf die leichte Schulter zu nehmen. Gerade in langwierigen Krankheitsverläufen können solche Details über den Fortbestand des Lohnanspruchs, das Entstehen einer neuen Entgeltfortzahlungsfrist oder sogar über die Rechtmäßigkeit einer krankheitsbedingten Kündigung entscheiden.
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Wenn eine Folgebescheinigung nicht nahtlos an die vorherige Krankschreibung anschließt, entsteht arbeitsrechtlich gesehen eine Lücke in der Arbeitsunfähigkeit. Das bedeutet: Es liegt aus Sicht des Arbeitgebers kein ununterbrochener Nachweis über die Krankheit mehr vor. In der Praxis kann dies dazu führen, dass der Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber entfällt – zumindest für den Zeitraum, der nicht abgedeckt ist.
Allerdings ist das keine automatische oder zwingende Folge. Es kommt auf die Umstände des Einzelfalls an. Wenn der Arbeitnehmer beispielsweise nachweislich keinen früheren Arzttermin bekommen konnte und der behandelnde Arzt bestätigt, dass die Erkrankung durchgehend bestand, kann auch eine nachträgliche (rückwirkende) Krankschreibung akzeptiert werden. Der Arzt darf laut § 5 Abs. 3 EFZG bis zu drei Tage rückwirkend krankschreiben – allerdings nur dann, wenn eine medizinische Begründung vorliegt. Ein reines „Vergessen“ oder ein verspäteter Arztbesuch aus Bequemlichkeit wird nicht anerkannt. Arbeitgeber können in solchen Fällen die Lohnfortzahlung verweigern und im Zweifel sogar arbeitsrechtliche Maßnahmen ergreifen.
Auch wenn die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) den Ablauf technisch vereinfacht hat, bleibt die Mitteilungspflicht gegenüber dem Arbeitgeber bestehen. Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber weiterhin unverzüglich informieren, sobald sie arbeitsunfähig sind – also spätestens zu Beginn des ersten Krankheitstages. Dies gilt auch für jede Verlängerung der Erkrankung, also bei jeder Folgebescheinigung.
Das eAU-System übermittelt lediglich die formellen Daten (Beginn, voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit, Datum der Ausstellung) von der Arztpraxis an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber muss diese Informationen aktiv bei der Krankenkasse abrufen – er wird nicht automatisch benachrichtigt. Kommt der Arbeitnehmer seiner Mitteilungspflicht nicht nach, kann dies als Verletzung arbeitsvertraglicher Nebenpflichten gewertet werden und im Wiederholungsfall sogar arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung nach sich ziehen. Aus anwaltlicher Sicht empfehlen wir daher, auch bei Verlängerungen der Erkrankung aktiv Kontakt zum Arbeitgeber zu halten, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden.
Grundsätzlich darf ein Arzt laut Gesetz bis zu drei Kalendertage rückwirkend eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigen (§ 5 Abs. 3 Satz 1 EFZG). Das bedeutet aber nicht automatisch, dass der Arbeitgeber diese rückwirkende Bescheinigung auch akzeptieren muss. Entscheidend ist, ob sie medizinisch plausibel und nachvollziehbar begründet wurde – also ob aus ärztlicher Sicht eindeutig ist, dass die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich schon am rückdatierten Tag bestand.
Ein Arbeitgeber ist berechtigt, die Echtheit und Glaubwürdigkeit einer rückwirkenden Krankschreibung zu hinterfragen, insbesondere wenn es bereits Unstimmigkeiten oder Zweifel am Verhalten des Arbeitnehmers gibt. In solchen Fällen kann er die Entgeltfortzahlung verweigern oder eine ärztliche Stellungnahme einfordern. Wird deutlich, dass der Arbeitnehmer aus Nachlässigkeit oder Absicht keinen rechtzeitigen Arzttermin wahrgenommen hat, ist die Rückdatierung rechtlich angreifbar.
Aus anwaltlicher Sicht ist daher Vorsicht geboten: Rückwirkende Folgebescheinigungen sollten immer gut dokumentiert, medizinisch begründet und mit dem Arbeitgeber offen kommuniziert werden. Im Zweifelsfall empfehlen wir, sich rechtlich beraten zu lassen, um Zahlungsansprüche nicht zu gefährden oder arbeitsrechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
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