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Freie Mitarbeiter sind im arbeitsrechtlichen Sinne keine Arbeitnehmer, sondern selbstständig tätige Personen, die auf vertraglicher Basis für ein Unternehmen arbeiten.
Sie unterliegen nicht dem Weisungsrecht des Auftraggebers und sind nicht in die betriebliche Organisation eingegliedert. Daher gelten für sie weder das Kündigungsschutzgesetz noch arbeitsrechtliche Schutzvorschriften wie Urlaub oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. In der Praxis ist die Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit jedoch oft schwierig und rechtlich riskant.
Um rechtssichere Vertragsverhältnisse zu gewährleisten, ist eine genaue Prüfung der tatsächlichen Arbeitsweise unerlässlich.
Die rechtssichere Abgrenzung zwischen einem freien Mitarbeiter und einem klassischen Arbeitnehmer ist im Arbeitsrecht von zentraler Bedeutung – und gleichzeitig eine der häufigsten Fehlerquellen in der Praxis. Während ein schriftlicher Vertrag häufig von einer „freien Mitarbeit“ spricht, kommt es aus rechtlicher Sicht nicht allein auf die Formulierungen im Vertrag an, sondern vor allem auf die tatsächliche Durchführung der Tätigkeit im Alltag. Maßgeblich ist also, wie das Arbeitsverhältnis faktisch gelebt wird – nicht, wie es formal bezeichnet wird.
Ein freier Mitarbeiter ist rechtlich betrachtet ein Selbstständiger, der seine Leistungen im eigenen Namen und auf eigene Rechnung erbringt. Im Gegensatz dazu steht der Arbeitnehmer, der in den Betrieb eingegliedert ist, ein festes Entgelt erhält und dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt. Diese Unterscheidung ist nicht immer eindeutig – insbesondere bei langjährigen freien Mitarbeitenden, die kontinuierlich für denselben Auftraggeber tätig sind.
Die Rechtsprechung – insbesondere die des Bundesarbeitsgerichts – hat daher klare Abgrenzungskriterien entwickelt, anhand derer die tatsächliche Ausgestaltung überprüft wird. Zu den wichtigsten Merkmalen einer abhängigen Beschäftigung zählen:
Weisungsgebundenheit:
Der Beschäftigte ist in Bezug auf Arbeitszeit, -ort und -inhalt den Anweisungen des Arbeitgebers unterworfen.
Eingliederung in die betriebliche Organisation:
Der Beschäftigte nutzt etwa unternehmenseigene Arbeitsmittel, ist in Teams, Abläufe und Hierarchien eingebunden oder nimmt an Besprechungen teil.
Feste Arbeitszeiten und Berichtspflichten:
Der freie Mitarbeiter arbeitet regelmäßig zu festen Zeiten oder muss sich rechtfertigen, wenn er diesen nicht nachkommt.
Fehlende unternehmerische Freiheit:
Der Beschäftigte ist wirtschaftlich vom Auftraggeber abhängig, hat keine weiteren Kunden und trägt kein eigenes unternehmerisches Risiko.
Verhaltens- und Kontrollelemente:
Wenn der Auftraggeber regelmäßig prüft, kontrolliert oder konkrete Vorgaben zur Ausführung macht, spricht das gegen echte Selbstständigkeit.
Diese Kriterien werden im Gesamtbild betrachtet – es reicht nicht aus, dass ein einzelnes Merkmal erfüllt ist. Umgekehrt bedeutet auch ein vermeintlich freier Titel („freier Mitarbeiter“, „Consultant“, „Projektpartner“) nicht automatisch, dass keine Arbeitnehmereigenschaft vorliegt.
Besonders kritisch wird es, wenn der freie Mitarbeiter ausschließlich für einen einzigen Auftraggeber arbeitet, über längere Zeiträume in dessen Betrieb eingebunden ist und keine eigene Infrastruktur (z. B. Büro, Personal, Website, Buchhaltung) unterhält. In solchen Fällen ist die Gefahr groß, dass es sich in Wirklichkeit um ein verdecktes Arbeitsverhältnis handelt – mit entsprechenden rechtlichen und finanziellen Folgen für den Auftraggeber.
Die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitern bietet Unternehmen Flexibilität und Entlastung – doch wenn diese Zusammenarbeit nur auf dem Papier „frei“ ist und in Wirklichkeit wie ein Arbeitsverhältnis gelebt wird, liegt schnell eine Scheinselbstständigkeit vor. Aus arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht bedeutet das: Die betroffene Person ist nicht selbstständig, sondern gilt rechtlich als abhängig beschäftigt – also als Arbeitnehmer. Die Konsequenzen dieser Fehleinschätzung sind weitreichend und können für Unternehmen teuer, rechtlich riskant und rufschädigend sein. Deshalb ist es unerlässlich, die Rechtsfolgen im Detail zu kennen und ernst zu nehmen.
1. Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen
Die wohl gravierendste Folge für den Auftraggeber ist die Pflicht, Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend zu zahlen – sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil. Dabei spielt es keine Rolle, ob der freie Mitarbeiter in gutem Glauben gehandelt und Rechnungen gestellt hat – das Unternehmen trägt in der Regel die volle Beitragsschuld. Die Deutsche Rentenversicherung kann diese Beiträge bis zu vier Jahre rückwirkend einfordern, bei Vorsatz sogar bis zu 30 Jahre. Die Beiträge betreffen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei mehreren betroffenen Personen oder langen Beschäftigungszeiträumen können schnell fünf- bis sechsstellige Summen entstehen.
2. Steuerliche Risiken
Auch lohnsteuerliche Korrekturen können erforderlich werden. Wird ein freier Mitarbeiter rückwirkend als Arbeitnehmer eingestuft, hätte der Auftraggeber für ihn Lohnsteuer einbehalten und abgeführt haben müssen. Da dies nicht geschehen ist, kann das Finanzamt Lohnsteuer und ggf. Säumniszuschläge nachfordern, wiederum rückwirkend. Zwar kann der Auftraggeber versuchen, diese Beträge vom ehemaligen „freien Mitarbeiter“ zurückzufordern – doch das ist rechtlich und praktisch schwierig, insbesondere wenn sich die Person auf ihr Vertrauen in die ursprünglich vereinbarte Selbstständigkeit beruft.
3. Arbeitsrechtliche Konsequenzen
Wird festgestellt, dass es sich in Wahrheit um ein Arbeitsverhältnis handelt, kann der freie Mitarbeiter rückwirkend alle Ansprüche eines Arbeitnehmers geltend machen – etwa:
Besonders brisant: Das Arbeitsverhältnis besteht rückwirkend als reguläres Beschäftigungsverhältnis, was bedeutet, dass eine fristgerechte Beendigung (z. B. durch Kündigung) unter Umständen noch notwendig wird. In einigen Fällen klagen ehemals „freie“ Mitarbeiter sogar erfolgreich auf Wiedereinstellung oder Weiterbeschäftigung.
4. Strafrechtliche Folgen
Bei Vorsatz – also wenn der Auftraggeber wusste oder billigend in Kauf genommen hat, dass es sich um Scheinselbstständigkeit handelt – drohen strafrechtliche Konsequenzen. Nach § 266a StGB kann die Vorenthaltung von Sozialversicherungsbeiträgen mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren geahndet werden. Auch Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder Subventionsbetrug (z. B. bei Fördergeldern oder Kurzarbeitergeld) kommen in Betracht. Besonders bei wiederholten Verstößen ist die Strafverfolgung realistisch – nicht zuletzt, weil Behörden und Sozialversicherungsträger heute gezielt auf Scheinselbstständigkeit achten.
5. Reputations- und Betriebsrisiken
Neben finanziellen und rechtlichen Folgen kann eine aufgedeckte Scheinselbstständigkeit auch den Ruf eines Unternehmens massiv schädigen – insbesondere in sensiblen Branchen oder bei öffentlichkeitswirksamen Fällen. Auch innerbetrieblich kann es zu Unruhe kommen, wenn reguläre Mitarbeitende benachteiligt erscheinen oder das Vertrauensverhältnis zum Unternehmen leidet. Darüber hinaus droht ein erhöhter bürokratischer Aufwand, etwa durch Prüfungen der Rentenversicherung, Nachberechnungen oder Klärungsprozesse mit dem Finanzamt.
Für eine kostenlose Ersteinschätzung Ihres Falls erreichen Sie uns am besten telefonisch ab 030 31 568 110.
Alternativ erreichen Sie uns über unser Kontaktformular oder per E-Mail unter kanzlei@ra-croset.de
Ein rechtssicherer Vertrag mit einem freien Mitarbeiter muss deutlich machen, dass es sich nicht um ein Arbeitsverhältnis handelt, sondern um eine selbstständige Tätigkeit. Dabei reicht es nicht aus, den Vertrag mit „Freier-Mitarbeiter-Vertrag“ zu überschreiben – entscheidend ist, wie der Vertrag inhaltlich ausgestaltet ist und ob die tatsächliche Zusammenarbeit den Grundsätzen einer selbstständigen Tätigkeit entspricht. Ziel muss es sein, die Merkmale eines Arbeitsverhältnisses konsequent zu vermeiden und die Eigenverantwortlichkeit des freien Mitarbeiters vertraglich wie praktisch zu sichern.
Ein zentraler Aspekt ist die klare Abgrenzung vom Arbeitsverhältnis. Der Vertrag darf keine Regelungen enthalten, die auf ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis hindeuten – etwa zu festen Arbeitszeiten, Urlaubsansprüchen, Krankmeldungen oder einer betrieblichen Eingliederung. Ebenso unzulässig sind Weisungsrechte hinsichtlich Arbeitsort, Arbeitsweise oder interner Berichtspflichten. Stattdessen sollte vertraglich festgehalten werden, dass der freie Mitarbeiter zeitlich, örtlich und inhaltlich selbst bestimmt, wie er seine Leistungen erbringt – solange das vereinbarte Arbeitsergebnis erreicht wird.
Die Leistungsbeschreibung sollte präzise, aber ergebnisorientiert formuliert sein. Es ist wichtig, dass nicht eine laufende Mitarbeit geschuldet wird, sondern ein abgrenzbares Ergebnis oder eine konkret definierte Leistung. Formulierungen wie „regelmäßige Mitarbeit im Bereich XY“ sind zu vermeiden. Besser ist es, konkrete Inhalte oder Zielstellungen zu nennen, etwa: „Erstellung von drei Blogartikeln pro Monat zu einem festgelegten Themenplan.“ So wird deutlich, dass es sich um einen Werk- oder Dienstvertrag handelt – nicht um ein fortlaufendes Beschäftigungsverhältnis.
Auch die Vergütungsregelung sollte unterstreichen, dass der freie Mitarbeiter auf Rechnung arbeitet und nicht wie ein Arbeitnehmer monatlich Gehalt erhält. Ideal ist eine Vergütung pro Projekt, pro Lieferung oder nach Stunden – jeweils gegen Rechnung mit Ausweis der Umsatzsteuer. Der Vertrag sollte zudem keine Exklusivitätsklauseln enthalten und ausdrücklich betonen, dass der freie Mitarbeiter für weitere Auftraggeber tätig sein darf. Die Möglichkeit, eigene Arbeitsmittel zu nutzen, Unterauftragnehmer einzusetzen oder Mitarbeiter zu beschäftigen, spricht zusätzlich für eine selbstständige Tätigkeit.
Weitere wichtige Bestandteile eines rechtssicheren Vertrags sind Hinweise auf die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Eigenverantwortung des Auftragnehmers sowie auf etwaige Pflichtversicherungen (z. B. Rentenversicherungspflicht bei bestimmten Berufsgruppen wie Lehrenden oder Pflegekräften). Auch datenschutzrechtliche Aspekte, Vertraulichkeit und Schutz geistigen Eigentums sollten – je nach Tätigkeit – vertraglich geregelt sein.
Zusätzlich empfiehlt es sich, bereits zu Beginn der Zusammenarbeit zu prüfen, ob ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung in Betracht kommt. Damit lässt sich frühzeitig klären, ob die Tätigkeit tatsächlich als selbstständig oder als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung einzustufen ist. Dies schafft Sicherheit für beide Seiten und kann teure Nachforderungen im Nachhinein vermeiden.
Das sogenannte Statusfeststellungsverfahren ist ein wichtiges Instrument, um bei freien Mitarbeitenden frühzeitig und rechtssicher zu klären, ob tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt oder ob es sich sozialversicherungsrechtlich gesehen um ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis handelt. Gerade bei langfristiger oder intensiver Zusammenarbeit auf freiberuflicher Basis bietet dieses Verfahren sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer die Möglichkeit, sich vor unangenehmen Überraschungen zu schützen – wie etwa Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, arbeitsrechtlichen Streitigkeiten oder dem Vorwurf der Scheinselbstständigkeit.
Rechtsgrundlage ist § 7a SGB IV. Zuständig für das Verfahren ist die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund. Das Statusfeststellungsverfahren kann entweder vom Auftraggeber oder vom Auftragnehmer – oder gemeinsam – beantragt werden, und zwar jederzeit während der Zusammenarbeit oder bereits im Vorfeld, bevor die Tätigkeit aufgenommen wird. Ziel ist es, verbindlich festzustellen, ob aus Sicht der Sozialversicherung eine versicherungspflichtige Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt.
Der große Vorteil: Das Ergebnis des Verfahrens ist verbindlich für alle Sozialversicherungsträger (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) und schützt vor rückwirkenden Beitragsforderungen – sofern die Angaben im Antrag korrekt waren und die Tätigkeit wie beschrieben ausgeführt wird.
Im Rahmen des Verfahrens prüft die Deutsche Rentenversicherung alle tatsächlichen Umstände der Zusammenarbeit, nicht nur den Wortlaut des Vertrags. Dabei kommt es insbesondere auf folgende Kriterien an:
Sind die Antworten auf diese Fragen eher arbeitnehmertypisch, ist eine Einstufung als sozialversicherungspflichtige Beschäftigung wahrscheinlich. Fallen die Merkmale dagegen klar unternehmerisch aus, wird die Selbstständigkeit bestätigt.
Das Verfahren beginnt mit einem formalen Antrag, dem alle relevanten Unterlagen beizufügen sind – insbesondere der Vertrag, Leistungsbeschreibungen, Zahlungsmodalitäten und Nachweise zur eigenen unternehmerischen Tätigkeit. Es erfolgt anschließend eine schriftliche Befragung beider Seiten. In unklaren Fällen kann auch ein persönliches Gespräch oder eine weitere Prüfung durch die Behörde stattfinden. In der Regel liegt das Ergebnis innerhalb weniger Wochen vor.
Besonders empfehlenswert ist das Statusfeststellungsverfahren in Fällen, in denen:
Wichtig zu wissen: Das Verfahren kann nicht verhindern, dass sich die rechtliche Einschätzung durch spätere Veränderungen in der Zusammenarbeit ändert. Wird etwa die Tätigkeit zunehmend weisungsgebunden ausgeübt oder der freie Mitarbeiter stärker eingebunden, kann eine neue Beurteilung notwendig werden.
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Grundsätzlich ist es möglich, dass ein freier Mitarbeiter über einen langen Zeitraum hinweg für denselben Auftraggeber tätig ist, ohne automatisch als Arbeitnehmer eingestuft zu werden. Entscheidend ist jedoch nicht die Dauer der Zusammenarbeit, sondern wie die Zusammenarbeit konkret ausgestaltet ist. Bleibt der freie Mitarbeiter in der Praxis unternehmerisch tätig, entscheidet eigenverantwortlich über Arbeitszeit, -ort und -inhalt, trägt ein eigenes wirtschaftliches Risiko und ist nicht in die Organisation des Auftraggebers eingegliedert, kann auch eine jahrelange Kooperation rechtlich zulässig sein.
Problematisch wird es jedoch, wenn sich mit der Zeit eine enge Einbindung in betriebliche Abläufe ergibt – etwa durch feste Arbeitszeiten, regelmäßige Teilnahme an Teammeetings oder Nutzung unternehmenseigener IT-Infrastruktur. Dann kann es trotz freier Mitarbeit „auf dem Papier“ zur Einstufung als Scheinselbstständigkeit kommen. Deshalb ist es ratsam, auch bei langjährigen freien Mitarbeitern regelmäßig zu prüfen, ob die tatsächliche Arbeitssituation noch den Kriterien einer selbstständigen Tätigkeit entspricht – oder ob eine Anpassung oder sogar ein Statusfeststellungsverfahren notwendig ist.
Nein – freie Mitarbeiter haben grundsätzlich keinen Anspruch auf arbeitsrechtliche Schutzvorschriften, wie sie für Arbeitnehmer gelten. Das bedeutet: Es besteht kein Anspruch auf bezahlten Urlaub, keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, kein Anspruch auf Mutterschutz, Elternzeit oder Kündigungsschutz. Der freie Mitarbeiter trägt sein eigenes unternehmerisches Risiko und erhält nur dann eine Vergütung, wenn er tatsächlich eine Leistung erbringt, wie im Vertrag vereinbart.
Allerdings kann es in der Praxis zu Problemen kommen, wenn der Vertrag (oder die tatsächliche Zusammenarbeit) diese Schutzmechanismen doch vorsieht – etwa durch eine Klausel, dass der „freie Mitarbeiter“ bei Krankheit bezahlt wird oder sich Urlaub genehmigen lassen muss. Solche Regelungen sprechen stark für ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis. Wenn ein freier Mitarbeiter im Nachhinein feststellt, dass er eigentlich wie ein Arbeitnehmer behandelt wurde, kann er vor Gericht nachträglich auf den Status als Arbeitnehmer klagen – mit der Folge, dass auch Urlaubsansprüche und Lohnfortzahlung rückwirkend eingefordert werden können. Unternehmen sollten solche Fallstricke daher konsequent vermeiden.
Kommt es zu einem gerichtlichen Verfahren, weil ein freier Mitarbeiter seinen Status als Arbeitnehmer geltend macht, kann dies erhebliche Konsequenzen für den Auftraggeber haben – vor allem, wenn das Gericht dem Antrag stattgibt. In diesem Fall wird die Zusammenarbeit rückwirkend als Arbeitsverhältnis gewertet, was bedeutet: Der Mitarbeiter hätte eigentlich als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer beschäftigt werden müssen.
Die Folgen sind weitreichend: Der Auftraggeber muss Sozialversicherungsbeiträge für mehrere Jahre rückwirkend nachzahlen (inklusive Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), ggf. Lohnsteuer korrigieren und arbeitsrechtliche Ansprüche wie bezahlten Urlaub, Feiertage oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall leisten. Je nach Dauer der Zusammenarbeit kann das schnell zu einer hohen finanziellen Belastung führen.
Zudem erhält der freie Mitarbeiter durch die gerichtliche Feststellung automatisch Arbeitnehmerstatus mit Kündigungsschutz – das bedeutet, dass das Unternehmen das Arbeitsverhältnis dann nur noch unter den Bedingungen des Kündigungsschutzgesetzes beenden darf. Ist das Arbeitsverhältnis bereits beendet worden (z. B. durch eine einfache „Projektbeendigung“), kann die Kündigung unwirksam sein, was zu einem Anspruch auf Wiedereinstellung oder Abfindung führen kann.
Deshalb gilt: Wer freie Mitarbeiter beschäftigt, sollte nicht nur den Vertrag sauber gestalten, sondern vor allem die tatsächliche Umsetzung im Alltag regelmäßig überprüfen – denn die Folgen eines gerichtlichen Statuswechsels sind nicht nur kostspielig, sondern auch imageschädigend und aufwendig in der Korrektur.
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