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Vielleicht kennen Sie die Situation: Sie möchten Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas Gutes tun – eine freiwillige Sonderzahlung, einen Fahrtkostenzuschuss oder ein zusätzliches Urlaubsgeld. Und am besten soll das für alle gelten, schnell, unkompliziert, ohne jeden Vertrag einzeln anzupassen. Genau an dieser Stelle kommt ein Begriff ins Spiel, der im Arbeitsrecht eine nicht zu unterschätzende Wirkung hat: die Gesamtzusage.
Als Fachkanzlei für Arbeitsrecht begegnet uns dieses Thema regelmäßig – oft erst dann, wenn es zu Missverständnissen oder sogar Streitigkeiten kommt. Deshalb möchten wir Ihnen hier verständlich erklären, was eine Gesamtzusage eigentlich ist, welche rechtlichen Folgen sie hat und worauf Sie als Arbeitgeber – oder auch als Arbeitnehmer – unbedingt achten sollten.
Eine Gesamtzusage ist eine freiwillige Erklärung des Arbeitgebers, mit der er bestimmten oder allen Mitarbeitenden eine Leistung verbindlich in Aussicht stellt – zum Beispiel ein Weihnachtsgeld, eine Prämie oder einen Zuschuss. Diese Zusage erfolgt einseitig: Es braucht dafür weder eine Änderung des Arbeitsvertrags noch eine Einigung mit dem Betriebsrat. Entscheidend ist nur, dass Sie als Arbeitgeber klar zum Ausdruck bringen: „Diese Leistung gewähre ich allen – oder einer klar definierten Gruppe – verbindlich.“
Solche Zusagen erfolgen häufig per Rundmail, Aushang im Intranet oder sogar mündlich in Betriebsversammlungen. Und genau da beginnt die arbeitsrechtliche Relevanz: Wenn Sie dabei klar, ernsthaft und ohne Einschränkung eine Leistung ankündigen, entsteht daraus ein individueller Anspruch – für jede einzelne Person, an die sich die Zusage richtet.
Der Unterschied zwischen einer Gesamtzusage und einer betrieblichen Übung gehört zu den besonders praxisrelevanten, aber oft missverstandenen Feinheiten im Arbeitsrecht. Beide führen dazu, dass Arbeitnehmer unter bestimmten Umständen einen Anspruch auf zusätzliche Leistungen erhalten – etwa Weihnachtsgeld, Prämien oder Zuschüsse. Doch wie dieser Anspruch entsteht, unterscheidet sich deutlich. Und genau deshalb ist dieser Unterschied so wichtig – besonders für Arbeitgeber, die Leistungen freiwillig gewähren, ohne sich dauerhaft binden zu wollen.
Eine betriebliche Übung liegt vor, wenn ein Arbeitgeber eine bestimmte Leistung über einen längeren Zeitraum hinweg regelmäßig, vorbehaltlos und einheitlich
gewährt – zum Beispiel über drei Jahre hinweg jedes Jahr ein Weihnachtsgeld zahlt – ohne ausdrücklich zu sagen, dass es sich um eine freiwillige, jederzeit widerrufbare Leistung handelt.
Die rechtliche Grundlage ist das Prinzip des Vertrauensschutzes: Wenn Arbeitnehmer über längere Zeit immer wieder dieselbe Leistung erhalten, dürfen sie darauf vertrauen, dass dies auch in Zukunft so bleibt. Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass sich aus diesem wiederholten Verhalten eine „betriebliche Übung“ entwickelt, die Teil des individuellen Arbeitsvertrags wird – auch wenn sie niemals schriftlich fixiert wurde.
Das bedeutet: Selbst wenn der Arbeitgeber ursprünglich nur „aus Kulanz“ oder „aus wirtschaftlichem Überschuss“ gezahlt hat, entsteht ein fester Anspruch, wenn keine klaren Vorbehalte geäußert wurden. Das kann teuer werden – vor allem, wenn sich die wirtschaftlichen Bedingungen ändern und der Arbeitgeber die Leistung nicht mehr erbringen möchte.
Im Gegensatz dazu entsteht bei einer Gesamtzusage der Anspruch nicht durch Wiederholung, sondern durch eine einmalige, verbindliche Erklärung, die sich an alle oder eine bestimmte Gruppe von Arbeitnehmern richtet. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise verkündet, dass „ab sofort alle Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss von 50 Euro monatlich erhalten“, dann liegt bereits in dieser einmaligen Mitteilung eine verbindliche Willenserklärung, aus der ein einklagbarer Anspruch entsteht – auch ohne Wiederholung.
Wichtig ist dabei: Die Erklärung muss klar, ernsthaft und auf Dauer angelegt sein. Ist das der Fall – und fehlen ausdrückliche Vorbehalte – entsteht sofort ein individueller Rechtsanspruch, der nicht mehr ohne Weiteres widerrufen werden kann.
Die Gesamtzusage ist also deutlich „schneller wirksam“ als eine betriebliche Übung. Während es bei der betrieblichen Übung mehrere Jahre und wiederholte Zahlungen braucht, reicht bei der Gesamtzusage eine einzige, unvorsichtige Formulierung aus, um eine dauerhafte Bindung zu erzeugen.
Gerade in der betrieblichen Praxis werden Gesamtzusage und betriebliche Übung oft verwechselt oder vermischt. Arbeitgeber gehen häufig davon aus, dass sie sich erst nach mehreren Jahren festlegen – dabei können sie sich durch eine einzige E-Mail, ein Rundschreiben oder eine Ansprache auf der Betriebsversammlung bereits jetzt rechtlich binden.
Der Unterschied ist deshalb so wichtig, weil er darüber entscheidet, ab wann eine Leistung verpflichtend wird – und ob der Arbeitgeber die Kontrolle über freiwillige Zahlungen behält. Wer diesen Unterschied nicht kennt oder unterschätzt, riskiert ungewollte Verpflichtungen, die später nur schwer oder gar nicht wieder rückgängig zu machen sind.
Für Arbeitgeber heißt das:
Für Arbeitnehmer bedeutet der Unterschied:
Achten Sie darauf, ob eine Leistung bereits über mehrere Jahre gezahlt wurde – dann besteht möglicherweise ein Anspruch.
Wenn Sie eine neue Leistung per Aushang oder Mail erhalten, prüfen Sie den Wortlaut – bei einer klaren Zusage ohne Einschränkung kann der Anspruch sofort entstehen.
Das ist leider nicht ohne Weiteres möglich. Haben Sie einmal eine Gesamtzusage gemacht und dabei keinen rechtlich wirksamen Vorbehalt eingebaut, dann gilt die Leistung als dauerhaft zugesichert. Ein nachträglicher Widerruf ist dann – unabhängig von der wirtschaftlichen Lage – nicht zulässig, es sei denn, Sie führen eine Änderungskündigung durch, was wiederum erhebliche Risiken birgt.
Die einzige Möglichkeit, sich Handlungsspielraum zu bewahren, besteht darin, vorab klar und sauber zu formulieren: etwa durch einen Freiwilligkeitsvorbehalt oder einen Widerrufsvorbehalt. Beide Varianten müssen allerdings strengen rechtlichen Anforderungen genügen. Pauschale Formulierungen wie „ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“ oder „freiwillig, aber wiederholbar“ reichen oft nicht aus, um einen späteren Anspruch auszuschließen.
Ein wirksamer Freiwilligkeitsvorbehalt könnte etwa lauten:
„Diese Zahlung erfolgt freiwillig und ohne rechtliche Verpflichtung. Ein Anspruch auf Wiederholung besteht nicht.“
Ein Widerrufsvorbehalt muss zusätzlich sachlich begründet sein, zum Beispiel:
„Diese Leistung wird unter dem Vorbehalt wirtschaftlicher Tragfähigkeit gewährt. Bei erheblichen wirtschaftlichen Veränderungen behalten wir uns vor, die Zahlung einzustellen.“
Achten Sie darauf, solche Vorbehalte nicht zu kombinieren, denn das kann zur Unwirksamkeit beider führen.
Für eine kostenlose Ersteinschätzung Ihres Falls erreichen Sie uns am besten telefonisch ab 030 31 568 110.
Alternativ erreichen Sie uns über unser Kontaktformular oder per E-Mail unter kanzlei@ra-croset.de
Wenn Sie Arbeitgeber sind (egal ob in einem kleinen Familienunternehmen oder in einem größeren mittelständischen Betrieb) dann bedeutet eine Gesamtzusage für Sie vor allem eines: Verbindlichkeit entsteht oft schneller, als man denkt. Was in einem Moment der Wertschätzung als nette Geste gedacht ist – etwa ein Zuschuss zum ÖPNV oder ein zusätzliches Urlaubsgeld – kann juristisch schnell zu einer dauerhaften Verpflichtung werden.
In der Praxis bedeutet das:
Sobald Sie eine Leistung nicht nur individuell, sondern für eine größere Gruppe von Mitarbeitenden öffentlich oder intern erkennbar zusagen, entsteht schnell ein Rechtsanspruch – ganz gleich, ob Sie das ursprünglich wollten oder nicht. Es genügt eine Rundmail, ein Aushang im Intranet oder eine Ansprache in der Betriebsversammlung. Wenn die Formulierung dabei klar und ohne Vorbehalt erfolgt, entsteht bereits mit dieser ersten Mitteilung ein einklagbarer Anspruch auf die Leistung. Und dieser lässt sich später nicht ohne Weiteres widerrufen oder streichen, selbst wenn sich Ihre wirtschaftliche Lage verändert.
Das bedeutet konkret für Sie:
Überlegen Sie vor jeder freiwilligen Zusage, ob Sie diese langfristig durchhalten können. Denn einmal versprochen – und das ohne klaren Vorbehalt – ist rechtlich bindend.
Achten Sie auf Ihre Formulierungen. Wenn Sie eine Leistung nur auf freiwilliger Basis gewähren möchten, sagen Sie das auch klar. Ein Freiwilligkeits- oder Widerrufsvorbehalt muss juristisch eindeutig sein – sonst ist er unwirksam.
Dokumentieren Sie Ihre Kommunikation. Wenn Sie intern eine neue Leistung ankündigen, sorgen Sie dafür, dass alle Informationen dazu einheitlich, nachvollziehbar und abgesichert sind.
Lassen Sie sich rechtlich beraten, bevor Sie neue Leistungen für alle Mitarbeitenden einführen. Denn was schnell per Mail verkündet ist, kann Sie über Jahre binden – mit allen finanziellen Folgen.
Wenn Sie Arbeitnehmer sind, bedeutet das für Sie:
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Ja, unter bestimmten Voraussetzungen kann eine Gesamtzusage auch für neu eingestellte Mitarbeitende verbindlich sein – selbst wenn sie erst nach der ursprünglichen Bekanntgabe ins Unternehmen gekommen sind. Entscheidend ist, wie die ursprüngliche Zusage formuliert war.
Wenn Sie als Arbeitgeber zum Beispiel mitteilen: „Alle Mitarbeitenden erhalten ab sofort einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss von 50 Euro“, dann gilt diese Aussage grundsätzlich für alle Beschäftigten – unabhängig vom Eintrittsdatum. Wird nicht ausdrücklich eingeschränkt, dass nur bereits beschäftigte Personen begünstigt sind, erstreckt sich die Wirkung der Gesamtzusage auch auf Neuzugänge.
In der Praxis bedeutet das: Wenn Sie die Leistung nur für den bestehenden Personalbestand gewähren möchten, müssen Sie das explizit formulieren, etwa: „Diese Leistung gilt ausschließlich für Mitarbeitende, die zum Zeitpunkt der Bekanntgabe im Unternehmen beschäftigt waren.“ Andernfalls kann ein neuer Mitarbeiter die Leistung genauso verlangen wie jemand, der seit Jahren dabei ist.
Ja, das ist möglich – und in der Praxis sogar sehr häufig. Eine Gesamtzusage kann durchaus an bestimmte Voraussetzungen oder Bedingungen gebunden sein, ohne dass sie dadurch ihre rechtliche Wirkung verliert. Typische Bedingungen können etwa sein:
Wichtig ist allerdings: Die Bedingungen müssen klar, nachvollziehbar und objektiv messbar sein. Unklare Formulierungen wie „bei ordnungsgemäßem Verhalten“ oder „nach Ermessen der Geschäftsleitung“ sind angreifbar – und können dazu führen, dass die Zusage entweder als unverbindlich gilt oder rechtlich unwirksam wird, weil sie gegen das Transparenzgebot verstößt (§ 307 BGB bei AGB-ähnlicher Wirkung).
In der Praxis empfiehlt es sich, Bedingungen konkret und in verständlicher Sprache zu formulieren, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Dann kann eine Gesamtzusage rechtssicher mit Bedingungen verknüpft werden – und die Arbeitnehmer wissen, woran sie sind.
Ein Betriebsrat ist nicht erforderlich, um eine Gesamtzusage zu erteilen. Die Gesamtzusage ist ein Instrument, das sich rein aus dem Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern ableitet – ohne Mitbestimmungspflicht. Sie basiert auf der einseitigen Willenserklärung des Arbeitgebers und ist deshalb auch in betriebsratslosen Unternehmen uneingeschränkt möglich.
Allerdings gibt es einen Unterschied zur Betriebsvereinbarung: Diese erfordert zwingend einen Betriebsrat. Die Gesamtzusage hingegen kann vom Arbeitgeber frei und ohne Abstimmung ausgesprochen werden. Das macht sie gerade in kleineren oder betriebsratsfreien Unternehmen zu einem beliebten Mittel, kollektive Leistungen schnell umzusetzen – z. B. eine Corona-Prämie oder einen Zuschuss zum Deutschlandticket.
Trotzdem gilt: Auch ohne Betriebsrat sollten Gesamtzusagen rechtssicher formuliert sein – und wenn möglich dokumentiert werden, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Die Art und Weise, wie eine Gesamtzusage kommuniziert wird, hat maßgeblichen Einfluss auf ihre rechtliche Wirkung. Denn eine Gesamtzusage setzt voraus, dass der Wille des Arbeitgebers eindeutig erkennbar ist, eine bestimmte Leistung regelmäßig oder dauerhaft zu gewähren – und zwar gegenüber einer bestimmten Gruppe oder allen Beschäftigten.
Die Kommunikation kann dabei über verschiedene Kanäle erfolgen:
Wichtig ist: Die Information muss zugänglich, verständlich und nachweisbar sein. Je klarer die Formulierung, desto eher entsteht ein Rechtsanspruch. Ist die Mitteilung hingegen mehrdeutig, widersprüchlich oder zu allgemein, kann sich daraus entweder kein Anspruch oder ein streitbarer Anspruch entwickeln.
Zudem gilt: Schweigen ist keine Gesamtzusage. Wer eine Leistung stillschweigend gewährt, aber nichts dazu sagt, schafft keine Gesamtzusage – sondern bewegt sich eher im Bereich der betrieblichen Übung (wenn es regelmäßig wiederholt wird).
In der Praxis sollten Sie als Arbeitgeber die Kommunikation von Gesamtzusagen gut vorbereiten, möglichst schriftlich dokumentieren und auch archivieren – z. B. als PDF im Intranet oder per Bestätigung über den Empfang der Info-Mail. So schaffen Sie Klarheit und vermeiden Streit über angebliche Zusagen, die vielleicht nie beabsichtigt waren.
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